Associations : comment se tourner vers le numérique tout en conservant notre éthique?

Associations : comment se tourner vers le numérique tout en conservant notre éthique?

Vous êtes une association et vos tâches administratives prennent trop de place dans la vie de votre association?

 

La gestion de votre association vous prend le plus clair de votre temps et vous ne parvenez plus à consacrer votre temps à l’essence de votre association, à savoir votre projet associatif.
Dans le même temps, la gestion d’une association, c’est l’occasion de mieux se connaitre entre membres au travers de tâches concrêtes, mais si vous vous êtes engagés, c’est avant tout car vous êtes porteur du projet de votre association, pas pour faire de l’administratif!

Se retrouver noyé sous la paperasse, gérer les maintes relances auprès de vos adhérents, tenir la comptabilité, gérer les demandes de subventions, adapter sa communication au monde d’aujourd’hui… Tout cela peut paraitre bien lourd à porter !
Plusieurs fois, vous vous êtes demandés s’il n’était pas temps d’adopter ces nouveaux outils qui fleurissent sur le Web pour vous faciliter la tâche.

Oui mais…

Quelque chose vous retient.
Ne vais-je pas perdre plus de temps que d’en gagner?
Suis-je certain de savoir à qui je confie mes données?

Et puis allez hop! le besoin est trop présent, trop pressent, allons-y! cela ne peut pas être nocif pour mon association de tenter l’aventure!

 

Réflexe numéro 1 : Demander à ses connaissances vers quel logiciel se tourner pour répondre à son besoin.

=> NON!

D’abord, êtes-vous bien certain que votre besoin soit collectivement partagé?
Un outil numérique utilisé par une seule personne n’allégera pas votre charge de travail et entraînera inévitablement de la frustration.
Pour impliquer les personnes dans votre nouvel univers, il est nécessaire de solliciter leur contribution dès l’identification du besoin et le choix de l’outil; Partager votre constat pour que vos collaborateurs s’embarquent dans votre aventure dès le début.

=> Vous serez surpris de voir que d’autres besoins émergeront de votre réflexion commune. Et sur un malentendu, ces nouveaux besoins viendront peut-être combler le vôtre!

Ensuite, demander conseil auprès de son réseau de connaissances revient à se retrouver avec une armée d’outils numériques sans
1. forcément répondre à votre besoin
2. être assuré de l’efficacité de l’outil

C’est ainsi : quand vous posez une question, vos interlocuteurs construisent leurs réponses avec ce qu’ils connaîssent.
Et, à moins que votre interlocuteur ne soit un spécialiste du monde numérique, les outils qu’il connaît ne sont pas forcément une bonne solution à votre demande et sa réponse risque de s’avérer très éloignée de votre besoin.

 

Réflexe numéro 2 : Surfer sur la toile pour collecter les logiciels gratuits qui semblent répondre aux besoins de son association.

=> oui et NON!

Avez-vous seulement pensé à ce qui se cache derrière le tout gratuit?
Quand vous allez faire vos courses, pensez-vous pouvoir déguster les articles que vous posez dans votre panier de façon entièrement gratuite? Non et cela vous semble bien normal! Derrière cette orange, ce fromage, l’agriculteur a travaillé pour vous proposer ce produit.
Et bien pour les logiciels, c’est la même chose! Derrière chaque logiciel, il y a des ingénieurs et des techniciens, qui imaginent, développent et documentent les fonctionnalités qui vous rendront services.

« Oui, mais alors comment se fait-il que l’on propose aussi facilement des logiciels gratuits? »

Le monde du numérique est un peu moins transparent quant à ses ressources financières et modèles économiques que ne l’est une exploitation agricole.
C’est pour cette raison qu’il est parfois difficile de comprendre à « quelle sauce va-t-on être manger » quand on utilise des services numériques gratuits ou des logiciels gratuits.
Peut-être pensez-vous que la publicité qui accompagne le téléchargement de votre logiciel représente cette source de revenu?
La réalité est en fait plus complexe!

D’abord, il y a ceux qui revendent vos données à des tiers pour des fins commerciales en contrepartie de l’utilisation de leurs services numériques. Avez-vous donné votre consentement? Évidemment non, mais désormais vous êtes connu et listé! Pire, certains éditeurs de logiciels s’offrent même le luxe de devenir propriétaire de vos données dès lors qu’elles sont traitées par leur logiciel ou service en ligne.
Pour une association, cela donne à réfléchir…
Derrière ce modèle, vous êtes considéré comme un consommateur et non un client. Un dollar sur pattes.
Et ici, je ne parle pas des failles sécuritaires qui s’accompagnent bien souvent de ce type de solution basée sur le partage de vos données, faisant de vous la cible préférée des ciber-pirates;

Ensuite, il y a ce que l’on appelle le gratuiciel. Vous aurez ici toute liberté de télécharger le logiciel ou d’utiliser le service en ligne sans qu’il n’y ait nécessairement de contrepartie financière.
Le gratuiciel mise sur sa e-reputation. Avec le temps, l’habitude s’invitera et il ne sera plus question de vous passer de votre nouveau logiciel. Vous découvrez alors de nouvelles fonctionnalités mais celles-ci deviennent payantes. Et d’ailleurs ce que vous avez pu obtenir gratuitement jusqu’alors finit parfois par devenir payant lui aussi!

Ici le modèle économique est en fait un pari sur l’avenir et se sert de vous, consommateur, comme levier pour diffuser leur logiciel et le faire connaître au plus grand nombre. Quand tout le monde a pris ses habitudes, les fonctionnalités avancées, qui désormais vous sembleront indispensables, seront payantes.
Rappelez-vous la suite office. Le piratage par le particulier de l’éditeur de texte Word était alors largement toléré par Microsoft car c’est le meilleur moyen qu’a le particulier de se former à Word et de l’imposer par la suite dans son entreprise. Nous avons ici une bonne illustration de l’indispensable éducation au logiciel afin d’en assurer sa diffusion.

Rien de mal à cette pratique à mon avis. Il est juste bon d’en avoir conscience pour ne pas se retrouver démuni lorsque votre logiciel préféré deviendra majoritairement payant. Autrement dit, attention à l’énergie engagée sur un gratuiciel.

Et puis et puis, il y a une 3ème catégorie de logiciels bien souvent gratuits : ceux qui appartiennent au monde du Libre. Ces logiciels opensources qui vous font souffrir parfois par le manque de documentation compréhensible qui s’adressent bien souvent à des cadors de l’informatique.

 

Oui mais alors… Comment procéder?

 

1. Identifier votre besoin collectif

Avant d’envisager une solution, prenez le temps d’identifier clairement votre besoin COLLECTIVEMENT.
Cela parait banal voire trivial mais combien de responsables (associatifs ou chefs d’entreprise) ai-je rencontré sur mon chemin embarrassé pour avoir investi dans une solution qu’aucun de ses collaborateurs n’est parvenu à adopter?

Vérifiez qu’un expert de l’informatique – ou tout au moins un néophyte – engage cette réflexion avec vous afin de projeter, le temps venu, votre besoin sur de possibles solutions. L’idéal c’est de cheminer ensemble avec un ou des experts pour que ceux-ci puissent trouver leur juste place au bon moment. Et le bon moment, c’est le moment où vous vous serez mis d’accord sur votre besoin collectif.

2. Prendre le temps de reconnaître le modèle économique des solutions identifiées

La solution identifiée est payante? => c’est bien souvent le cas le plus facile à traiter car vous trouverez un interlocuteur derrière cette solution. Vous pourrez alors lui poser toutes les questions qui vous passent par la tête et demander à votre interlocuteur une démo. Ce qui est confortable pour tous car vous saurez plus précisément où vous allez.

La solution identifiée est gratuite? => posez-vous la question de sa rentabilité. Quel modèle économique suit-elle? Revente de données? Gratuiciel? Culture de la contribution avec les logiciels Libres?
Discutez-en entre vous avant d’aller plus loin dans l’adoption de cet outil. Correspond t-il aux valeurs de votre association? Le temps engagé sur cet outil ne risque t-il pas de partir en fumée?

De mon avis, il y a à ce jour, de nombreux logiciels libres et démocratiques, au sens accessibles par tous. Si vous n’avez vraiment aucun budget, allez voir de ce côté là!
Et pour ceux qui ont un petit budget également! => Il existe de nombreux intégrateurs – leurs tarifs sont bien souvent démocratiques – capables de lire entre les lignes de votre solution libre. Ils pourront vous aider à la mise en œuvre de votre solution puis vous accompagner tout au long du cycle de vie de votre outil.

3. Être ou rester conforme au RGPD

Et oui! Le Réglement Général de la Protection des Données personnelles – RGPD – est applicable par tous et vous association, n’y couperez pas!
Ce réglement vous demandera de la transparence auprès de vos adhérents, clients, bénéficiaires, partenaires… dont vous collectez les données.
En choisissant une nouvelle solution numérique, il est indispensable d’identifier si celle-ci est compatible avec le cadre posé par le RGPD.
Le cas échéant, vous serez tenu pour responsable à 50% en cas de fuite de données avérées. Et gardez également à l’esprit que n’importe qui pourra dénoncer votre non conformité au RGPD auprès de la CNIL, en charge des contrôles.

Il est donc fondamental de bien choisir ses fournisseurs et sous-traitants!


4. Savoir délimiter le contour de votre utilisation

Ici, il s’agit de comprendre si vous voulez avoir la main sur l’administration de votre solution ou si vous préférez tout sous-traiter.
Avoir la main sur l’administration, c’est pouvoir « customiser » c’est à dire paramétrer à votre guise votre outil de façon à ce qu’il ne fasse QUE ce dont vous avez besoin.
Si l’usage de l’outil est collectif, l’administrer signifie aussi l’héberger sur un espace virtuel.

WordPress ça vous parle? c’est un outil libre permettant l’édition et la publication de votre site web.
WordPress est installé sur votre espace virtuel et vous permet d’éditer votre site web en tout indépendance. Vous êtes chez vous et vous n’avez de compte à rendre à personne.
D’ailleurs cela se voit au travers de votre URL car votre URL porte directement le nom de votre association.
Exemple de Site web administré : www.MonAsso.fr => vous êtes chez vous
Exemple de Site web sous-traité : www.MonAsso.wix.fr => vous êtes chez wix ou www.MonAsso.sitew.fr => vous êtes chez sitew

Alors administrer ou sous-traiter?
Administrer signifie liberté mais appelle également des connaissances avancées en informatique.
Sous-traiter vous demande de faire confiance à son sous-traitant qui doit se porter garant de vos données.
Sachez qu’entre ces 2 postures, les intégrateurs du libre pourront vous aider à devenir libre tout en conservant un œil sur la technique.
Un compromis qui vaut parfois le coup d’être envisagé !

Un petit exemple?
Je cherche un logiciel assurant la bonne gestion de mon association :  Gestion des adhésions, comptabilité, partage de documents.

Choix1. Le modèle de la sous-traitance complète : AssoConnect
AssoConnect est une plateforme pré-paramétrée et mutualisée entre tous leurs abonnés proposant les fonctionnalités précitées.
Pour y accéder, vous vous munissez de votre identifiant/motdepasse. AssoConnect est un gratuiciel qui vous donnera accès à des fonctionnalités basiques puis avancées moyennant paiement.
Ce logiciel sera accessible sous www.MonAsso.assoconnect.com => vous êtes donc dans l’espace virtuel de Assoconnect, administrable par Assoconnect.

Choix 2. Le modèle du logiciel auto-hébergé : Garradin
Garradin est un logiciel libre répondant également à toutes les fonctionnalités pré-cités pour une association de petite ou moyenne taille.
Il est facile à mettre en œuvre (cf les explications sur le site ouvaton.org) et pour quelqu’un qui a un peu de connaissances en informatique, il n’est pas non plus difficile d’en assurer la sauvegarde de vos données.
Une fois installé, vous avez la main sur son administration et pouvez dès lors activer/désactiver les fonctionnalités de votre choix de façon à ce qu’elles collent au plus près de vos besoins.
Ce logiciel sera accessible sous l’URL : www.MonAsso.fr/Garradin => vous êtes dans l’espace virtuel de votre association, administrable par votre association.

Choix 3. Le modèle de l’intégrateur : Dolibarr
Dolibarr est également un logiciel libre puissant et proposant de nombreuses fonctionnalités dont celles pré-citées dans l’intitulé de mon exemple. Il est idéal pour une association de moyenne ou grande taille.
Il est cependant plus difficile à installer que Garradin car il faut au préalable paramétrer une base de données et le système de sauvegarde est également plus complexe. Dans ce cadre, je ne saurais que recommander de passer par un intégrateur pour vous aidera dans l’installation, le paramétrage, l’utilisation et la sauvegarde de vos données.
Ce logiciel sera accessible sous l’URL : www.MonAsso.fr/Dolibarr  => vous êtes donc dans l’espace virtuel de votre association, administré de pair avec votre intégrateur.

On voit dans cet exemple, que les 3 cas sont valables. Tout dépend de votre envie d’être libre ou accompagné et de votre souhait d’évolution – Dolibarr et Assoconnect présentant tous les 2 une perspective d’évolution, il faudra ici en appréhender le budget car ni l’une ni l’autre de ces solutions ne seront gratuites dans un cadre plus « professionnel ».

Ce qui nous emmène au point suivant : le budget. 


5. Identifier un budget à allouer à ce chantier numérique

Premier raisonnement très couramment rencontré sur ma route : « Nous n’avons pas de budget à allouer à notre transition numérique ».
A non? Avez-vous seulement évalué le service que de bons outils, adaptés à votre besoin collectif, vous rendraient ? En temps si vous n’avez que des bénévoles ; En argent si vous avez des salariés.

La question du budget ne vaut-il pas la peine d’être envisagée sous un autre angle, un angle plus professionnalisant qui vous fera acquérir de la souplesse en terme de gestion pour mieux développer le cœur de votre association?

 

Qui suis-je?


Je suis consultante en transition numérique et management de changement.

Je suis référencée au Dispositif Local D’Accompagnement – le DLA – pour accompagner les associations sur les questions numériques. Militante de toute heure, je connais les enjeux propres au milieu associatif.

Ingénieure en informatique et chef de projet collaboratif, mes précédents postes m’ont permis d’explorer les difficultés de la communication virtuelle mais également de mesurer la puissance de certains outils de gestion.

Également spécialiste du RGPD, j’interviens lors d’ingénieries collectives pour aider les associations à se mettre en conformité.

Quand je ne suis pas en prestation, je fais de la veille technologique sur les nouveaux outils existants. Ceci est indispensable pour parvenir à projeter le besoin de mes clients en toute impartialité sur les solutions existantes.

Ethique et numérique : est-ce antinomique?

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Sur internet, nous sommes toutes et tous des petits Poucets : en surfant, nous semons derrière nous une foultitude de petits cailloux, susceptibles d’être réutilisés par les grandes firmes du numérique. Quelles stratégies adopter pour l’éviter?

Le point de vue de colimaez : le monde du libre et son éthique font naturellement écho au RGPD. Il protège vos données et vous donne accès à des services de manière, bien souvent gratuite, moyennant un peu de matière grise!

Interview sur radiolaser de COlimaez.

Comment aborder sereinement la vague des générations digitales à venir?

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Petites et moyennes entreprises, prenez quelques minutes pour conscientiser l’arrivée des générations digitales. On les appelle génération Y (25-34 ans) et génération Z (12-24 ans).
Qui sont ces générations et comment les intégrer à votre structure tout en valorisant votre entreprise?
Le point sur radiolaser par COlimaez.

Première chronique marquant le début d’un rendez-vous hebdomadaire avec radiolaser dans la rubrique « développement local ».
Retrouvez la Chronique sur radiolaser.